Defter ve belgelerin muhafaza süresi


BİZE GÖRE / Veysi SEVİĞ





Vergi Usul Yasası'nın 253'üncü maddesi gereği olarak bu yasaya göre "defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defter]erle" düzenlemek, vermek ve almak zorunda oldukları belgeleri, ilgili bulunduğu yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar. Ancak; defter tutmak zorunda olmayanlar, almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil matbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza edeceklerd~ir. (Vergi Usul Yasası, Madde: 254)


Bir başka anlatımla Vergi Usul Yasası hükümleri çerçevesinde defter tutmakla yükümlü bulunanlar, tuttukları defterler ve bu defterlerin dayanağı olan fatura, gider pusulası, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, perakende satış vesikaları, ücret bordroları, sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi, günlük müşteri listesi, adisyon, muhabere evrakı, kambiyo senetleri ve diğer vesikaları ilgili bulundukları yılı izleyen yılın başından itibaren beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.


Burada üzerinde durulması gereken en önemli konu, yasal düzenleme içerisinde yer alan "ilgili bulunduğu yılı takip eden" (izleyen) takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile saklama önkoşulunun kapsamıdır.


Örneğin 2005 yılında düzenlenmiş ve kayda alınmış bir faturanın ibraz etme zorunluluğu hangi tarihe kadar geçerli olacaktır. Yasa maddesinde yer alan süre ile ilgili olarak burada iki farklı görüşün oluşması mümkün bulunmaktadır. Şöyle ki;


* Birinci görüşe göre söz konusu faturanın ibraz süresi 2010 yılı sonunda dolacaktır. Buna göre 2011 yılında söz konusu faturanın ibraz mecburiyeti yoktur.


* İkinci görüş ise farklıdır. Eğer söz konusu fatura amortismana tabi bir iktisadi kıymete ait bulunuyorsa, bu takdirde söz konusu iktisadi kıymet için son amortisman ayırma tarihini izleyen yıldan itibaren söz konusu faturanın beş yıl süre ile muhafazası gerekmektedir.


Dolayısıyla; bu iktisadi kıymet faturası için son amortisman örneğin 2008 yılında ayrılmış bulunuyorsa, bu takdirde bu faturanın 2013 yılı sonu itibariyle ibraz mecburiyeti sona ermektedir.


Bu bağlamda, "sabit kıymetler üzerinden ayrılan amortismanların, bir gider unsuru olarak, gider yazıldığı yılda tevsiki gerekir. Bunun için de, amortisman konusu sabit kıymetin, iktisap bedelinin bilinmesine ihtiyaç vardır. Bu nedenle, amortisman konusu kıymetlerin iktisabı ile ilgili belgeler ve önceki yıllarda ayrılmış amortisman kayıtları bakımından beş yıllık muhafaza süresi, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlar." (Özbalcı, Yılmaz "Vergi Usul Kanunu Yorum ve Açıklamaları", Sf: 553)


Bu ve benzeri olaylarda saklama süresi zaman aşımı süresine bağlanmış olmakla beraber zaman aşımı süresinin vergiyi doğuran olay nedeniyle değişebileceğini kabullenmek gerekmektedir. Bir başka örneğe göre de yıllara sari inşaat ve onarım işlerinde vergiyi doğuran olay işin bittiği yılda gerçekleşmekte ve zaman aşımı da izleyen yıldan itibaren hesaplanmaktadır.


Defter tutmak zorunda olmayanlarla, defter tutmak zorunda olanlar açısından mevcut muhafaza mecburiyetine yönelik yasa maddelerinde birbirinden farklı ibareler, defter tutanlara yönelik ayrı bir muhafaza yükümlülüğü getirmiş bulunmaktadır. Buna göre;


* Defter tutanlar söz konusu defter ve belgeleri "ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl"dır.


* "Defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar... almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar."


Geçmiş yıl zararlarının mahsup edilmesi halinde de aynı ilke geçerlidir. Yani zararın oluştuğu yıla ait belgelerin söz konusu zararın indirim konusu yapıldığı yıl dikkate alınarak muhafaza zorunluluğunun belirlenmesi gerekmektedir.


Defter ve belgelerin muhafaza sorumluluğu, mükellefe ve/veya vergi sorumlusuna aittir. Bu sorumluluğun vekaletname ile devri mümkün olmadığı gibi vekaletname ile muhafaza mecburiyeti de getirilemez. Ancak yargı kararları çerçevesinde muhafaza altına alınmış bulunan defter ve belgeler kapsam dışıdır. Daha açıkçası muhafaza görevi devredilemez. (Özyer, M. Ali, "Açıklama ve Örneklerle Vergi Usul Kanunu Uygulaması" 2004, Sf: 394)